Integrated Financial Management System (IFMS) നടപ്പില്‍ വരുത്തുന്നതിന്‍റെ ഭാഗമായി കേരള ഫിനാന്‍സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റിന്‍റെ GO(P) No. 109/2016/FIN dated 29/7/2016 എന്ന ഉത്തരവ് പ്രകാരം കരാര്‍ ജീവനക്കാരുടെയും താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ദിവസ വേതനാടിസ്ഥാനത്തില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരുടെയും 2016 ആഗസ്റ്റ് മാസത്തെ ശമ്പളം മുതല്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ തയ്യാറാക്കി നല്‍കണം എന്ന് നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നു. ഇതിനുള്ള സൗകര്യങ്ങള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ തയ്യാറായിക്കഴിഞ്ഞു. ഇങ്ങനെയുള്ള താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള ബില്ലുകള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ഈ പോസ്റ്റ് ഉപകരിക്കുമെന്ന് കരുതുന്നു. ഇതിലെ വ്യത്യസ്ത ഘട്ടങ്ങള്‍ താഴെ വിവരിക്കുന്നു.
1. Initialisation of Head of Account
ആദ്യമായി നാം ചെയ്യേണ്ടത് താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളത്തിന്‍റെ Expenditure Head of Account സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുകയാണ്. ഇത് സാധാരണ സ്ഥിരം ജോലിക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കുന്ന Salary Head of Account തന്നെ നല്‍കിയാല്‍ മതി. ഉദാഹരണമായി ഹയര്‍ സെക്കണ്ടറി സ്കൂളുകളില്‍ ദിവസവേദന അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന അധ്യാപകര്‍ക്കാണെങ്കില്‍ ഇത് 2202-02-109-86-00-01-00 എന്ന് നല്‍കിയാല്‍ മതി. ഇതില്‍ സംശയമുള്ളവര്‍ അതത് ട്രഷറികളുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
Expenditure Head of Account ചേര്‍ക്കുന്നതിന് സ്പാര്‍ക്കില്‍ Accounts എന്ന മെനുവില്‍ Initialisation >> Head of Account എന്ന സബ് മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെക്കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഇതില്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് തന്നെ കൂട്ടിച്ചേര്‍ത്ത ഒരുപാട് Head of Account കള്‍ നമുക്ക് കാണാന്‍ കഴിയും. നാം ഉദ്ദേശിക്കുന്ന Head of Account ഇക്കൂട്ടത്തില്‍ നിലവിലുണ്ടെങ്കില്‍ നാം പുതുതായി കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കേണ്ടതില്ല. ഇല്ല എങ്കില്‍ മാത്രം ഇതിന്‍റെ ഏറ്റവും അവസാനത്തെ ശൂന്യമായ നിരയില്‍ ഓരോ ബോക്സുകളിലായി Head of Account നല്കി അവസാനത്തെ രണ്ട് കോളങ്ങളില്‍ Non Plan എന്നും Voted എന്നും സെലക്ട് ചെയ്ത് ഏറ്റവും അവസാനം കാണുന്ന Insert എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് വളരെ പ്രാധാന്യമര്‍ഹിക്കുന്നതാണ്. അത്കൊണ്ട് വളരെ കൃത്യമായിതന്നെ ചേര്‍ക്കുക.
2. Registration of Temporary Employees
ഈ സ്റ്റെപ്പില്‍ നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തില്‍ നിലവില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങള്‍ ഓരോന്നായി ചേര്‍ക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇതിന് വേണ്ടി Accounts മെനുവുിലെ Register Temporary Employees എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ വിവരങ്ങള്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും.
Name : ജീവനക്കാരന്റെ പേര് ആധാര്‍ കാര്‍ഡിലുള്ളത് പോലെയാണ് നല്‍കേണ്ടത്. സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകളില്‍ ഉള്ളത് പോലെയല്ല. അതല്ലെങ്കില്‍ ആധാര്‍ വെരിഫിക്കേഷന്‍ വീജയിക്കില്ല. ( ഈ ഫീല്‍ഡില്‍ ഡോട്ട് അനുവദനീയമല്ല. എങ്കിലും ആ ഒരു കാരണം കൊണ്ട് മാത്രം ആധാര്‍ വെരിഫിക്കേഷന്‍ നിരസിക്കപ്പെടില്ല. ഉദാഹരണമായി ആധാറില്‍ ജീവനക്കാരന്റെ പേര് SUMESH.K എന്നാണെങ്കില്‍ ഈ ഫീല്‍ഡില്‍ SUMESH K (ഇടയ്ക്കുള്ള ഡോട്ട് ഇല്ല) എന്നേ നല്‍കാന്‍ കഴിയൂ. എന്നാലും ഇത് സ്വീകരിക്കും. മറ്റേതൊരു തരത്തിലുള്ള മാറ്റവും പേരില്‍ ഉണ്ടാവാന്‍ പാടില്ല )
Designation : കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
Date of Birth : ആധാറിലുള്ളത് തന്നെ നല്‍കുക
Gender : സെലക്ട് ചെയ്യുക.
Aadar Number : ഒരു കാരണവശാലും തെറ്റരുത്. കാരണം ഇത് ആധാര്‍ ഡാറ്റാ ബോസുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ട്.
Mobile No, Email ID, Address എന്നിവ പൂരിപ്പിക്കുക. അഡ്രസിന് മൂന്ന് ബോക്സുകള്‍ കാണാം. ഓരോ ബോക്സിലും ഓരോ ലൈന്‍ മാത്രമേ പൂരിപ്പിക്കാന്‍ കഴിയു.
Bank : ജീവനക്കാരന് ഏത് ബാങ്കിലാണ് അക്കൗണ്ട് എന്നത് കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക. ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നിര്‍ബന്ധമാണ്.
Branch : കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക. ബ്രാഞ്ചിന്‍റെ സ്ഥലം കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കി വേണം ഇത് സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍
Account No : ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍ കൃത്യമായി എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക. തെറ്റിപ്പോയാല്‍ പണം മറ്റ് അക്കൗണ്ടുകളിലേക്ക് പോകും.
ഇത്രയും വിവരങ്ങള്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ ഫോമിന് താഴെ കാണുന്ന Verify Aadarഎന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക. ആധാര്‍ നമ്പരിലോ പേരിലോ ജനന തിയതിയിലോ തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ ആ വിവരം കാണിച്ചുകൊണ്ടുള്ള മെസേജ് ബോക്സ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമാക്കി വീണ്ടും ശ്രമിക്കുക. എല്ലാം കൃത്യമാണെങ്കില്‍ താഴെ കാണുന്ന മെസേജ് ലഭിക്കും.
അതിന് ശേഷം Save എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക. ഇതോടു കൂടി പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ പേര് മുകളിലെ ലിസ്റ്റിലേക്ക് ചേര്‍ക്കപ്പെടും. ഇയാള്‍ പുതുതായി ഒരു എംപ്ലോയി കോഡും നല്‍കിയതായി കാണാം. പ്രസ്തുത ലിസ്റ്റിലെ Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ജീവനക്കാരന്റെ വിവരങ്ങള്‍ വീണ്ടും കാണാം.
പേര്, ആധാര്‍ നമ്പര്‍, ജനന തീയതി എന്നിവ ഒരിക്കലും തിരുത്താന്‍ സാധ്യമല്ല. ബാക്കിയുള്ള വിവരങ്ങള്‍ വേണമെങ്കില്‍ തിരുത്താവുന്നതാണ്. തിരുത്തിയതിന് ശേഷം Update ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ മതി.
ഒരാളുടെ വിവരങ്ങള്‍ സേവ് ചെയ്യപ്പെട്ടാല്‍ New Employee എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തി അടുത്ത ജീവനക്കാരന്റെ വിവരങ്ങള്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്തു തുടങ്ങാം.
3. Claim Entry
താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാര്‍ക്ക് അവര്‍ ജോലി ചെയ്ത ദിവസത്തിന് അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തി ശമ്പളം കണക്കാക്കി ബില്ല് തയ്യാറാക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണിത്. ശമ്പളം സ്ഥിരം ജീവനക്കാരുടെത് പോലെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ സ്വമേധയാ കണക്കാക്കി വരില്ല. നമ്മള്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്തു നല്‍കണം. രണ്ട് താത്കാലിക ജീവനക്കാര്‍ മാത്രമടങ്ങുന്ന ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ ജൂലൈ മാസത്തെ ശമ്പള ബില്ല് ഉദാഹരണമായി തയ്യാറാക്കുന്നു. താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ഓരോ മാസത്തെയും ശമ്പളം അവരുടെ പ്രവര്‍ത്തന ദിവസങ്ങള്‍ കണക്കാക്കി ആ മാസത്തിന്‍റെ അവസാനത്തെ ദിവസം മാത്രമേ തയ്യാറാക്കാന്‍ കഴിയൂ. മാത്രമല്ല ക്ലയിം എന്‍ട്രി നടത്തുമ്പോള്‍ ഭാവിയിലുള്ള ഒരു തിയതി നല്‍കാനും കഴിയില്ല. അത് കൊണ്ടാണ് ഉദാഹരണമായി ജൂലൈ മാസം സെലക്ട് ചെയ്യുന്നത്
ക്ലയിം എന്‍ട്രി നടത്തുന്നതിന് Accounts എന്ന മെനുവിലെ Claim Entry എന്ന സബ് മെനുവില്‍ ക്സിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും.
ഇതില്‍ Nature of Claim എന്നതിന് നേരെ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും Pay and Allowances for Temporary Employees എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
Name of Treasury, Department, Office, DDO Code എന്നിവ സ്വമേധയാ ഫില്‍ ചെയ്യപ്പെടും.
Period of Bill : ഇവിടെയാണ് ഏത് മാസത്തെ ബില്ലാണ് തയ്യാറാക്കുന്നത് എന്നത് നല്‍കേണ്ടത്. ആദ്യത്തെ ബോക്സില്‍ മാസത്തിന്‍റെ ആദ്യത്തെ തിയതി നല്‍കുക (ഉദാഹരണായി 01/07/2016). അത് എന്‍റര്‍ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ ആ മാസത്തിന്‍റെ അവസാനത്തെ ദിവസം രണ്ടാമത്തെ ബോക്സില്‍ സ്വമേധയാ വന്നുകൊള്ളും.
അതിന് ശേഷം Expenditure Head of Account എന്നതിന് നേരെ നമ്മള്‍ നേരത്തി ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
Salary Head of Account എന്നതിന് നേരെ നമ്മള്‍ സാധാരണ താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ബില്ലുകളില്‍ ചേര്‍ക്കാറുണ്ടായിരുന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് സെലക്ട് ചെയ്യുക
അതിന് ശേഷം വിന്‍ഡോയുടെ താഴെ കാണുന്ന നീണ്ട നിരയിലാണ് നാം ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടത്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്ന മുമ്പായി ഓരോരുത്തരുടെയും ഈ മാസത്തെ ശമ്പളം നേരത്തെ കണക്കാക്കിയിരിക്കുണം.
ഈ നിരയിലെ Empcd എന്ന കോളത്തില്‍ ലഭ്യമായ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ നാം നേരത്തെ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പേര് ദൃശ്യമാകും. ഇതില്‍ നിന്ന് ആദ്യം ഒരാളെ സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ അവരുടെ പേര്, ഉദ്യോഗപ്പര്, ബാങ്ക് വിവരങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ ദൃശ്യമാകും. ഇതില്‍ Month, Year എന്നീ കോളങ്ങളില്‍ ബില്ല് ഏത് മാസത്തെതെന്നും ഏത് വര്‍ഷത്തെതെന്നും നല്‍കുക. Sanction Order എന്നത് ഈ ബില്ല് അംഗീകരിച്ച പ്രൊസീഡിംഗ്സിന്‍റെ നമ്പര്‍ ആണ്. അതിന് ശേഷം Sanction Order Date നല്‍കുക.
പിന്നീട് കാണുന്ന Income Tax, EPF(Employee Contribution), EPF(Employer Contribution), Pro.Tax എന്നിവ ബാധകമാണെങ്കില്‍ മാത്രം ഫില്‍ ചെയ്യുക.
അടുത്തതായി കാണുന്ന Net Amount Payable എന്ന കോളത്തിലാണ് ഈ ജീവനക്കാരന് ഈ മാസം നല്‍കേണ്ടുന്ന ശമ്പളത്തിന്‍റെ തുക നല്‍കേണ്ടത്. ഇത് നല്‍കിയതിന് ശേഷം അവസാനം കാണുന്ന Insert എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇനി ബാക്കിയുള്ള ജീവനക്കാര്‍ക്കും ഇതേ രീതി പിന്തുടരുക.
4. Claim Approval
മൂന്നാമത്തെ സ്റ്റെപ്പില്‍ നടത്തിയ ക്ലയിം എന്‍ട്രി അപ്രൂവ് ചെയ്യുന്നതാണ് അടുത്ത സ്റ്റെപ്പ്. അതിന് വേണ്ടി Accounts എന്ന മെനുവില്‍ Claim Approval എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ക്ലയിം അപ്രൂവല്‍ സ്ക്രീനില്‍ നേരത്തെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത ക്ലയിം ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടും. അതിന് ഇടത് വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന സ്ക്രീനില്‍ ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള വിവരങ്ങള്‍ അടങ്ങിയ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. അതിന് താഴെ Approve, Reject എന്നിങ്ങനെ രണ്ട് ബട്ടണുകള്‍ കാണാം. അതിലെ Approve എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക.
5. Make Bill from Approved Claims
ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് Accounts മെനുവിലെ Bills >> Make Bills from Approved Claimsഎന്ന മെനുവില്‍ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോള്‍ തുറന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയുടെ ഇടതു വശത്ത് DDO Code, Nature of Claim എന്നിവ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് നാം അപ്രൂവ് ചെയ്ത് ക്ലയിം ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും. അതിന്‍റെ ഇടതു വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന് താഴെ ക്ലയിമിലെ ജീവനാക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. അതിന് താഴെ കാണുന്ന Make Bill എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
തുടര്‍ന്ന് ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കണ്‍ഫര്‍മേഷന്‍ മെസേജ് ലഭിക്കും. ഇതില്‍ ബില്‍ നമ്പരും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും.
ഈ ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതോടു കൂടി ഇതേ വിന്‍ഡോയുടെ താഴെ Print എന്ന ഒരു ബട്ടണ്‍ കൂടി പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ബില്ലിന്‍റെ പി.ഡി.എഫ് ഫയല്‍ തുറന്ന് വരും. ഇത് പ്രിന്‍റ് എടുക്കുക.
6. E-Submission of Bill
ഇനി ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം. അതിന് വേണ്ട് Accounts എന്ന് മെനുവില്‍Bills >> E_Submit Bill എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ട ബില്ല് കാണാം. അതിന്‍റെ വലതു വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ വലതു വശത്തായി ബില്ലിന്‍റെ ഡീറ്റയില്‍സ് കാണാം. അതു തന്നെയാണ് നമ്മള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്ന ബില്ല് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിന് ശേഷം മാത്രം താഴെ കാണുന്ന Approve and Submit എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യണമെങ്കില്‍ ആദ്യം ട്രഷറിയില്‍ പോയി ഇ-സബ്മിഷന്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യേണ്ടി വരും. അതു കൊണ്ട് വെറുതെ ഈ പുതിയ രീതി പരീക്ഷിച്ചു നോക്കുന്നവര്‍ ഒരിക്കലും ഈ സ്റ്റെപ്പ് ചെയ്യരുത്.
7. Annexures to Bill
ബില്ല് കൂടാതെ ഇതിന്‍റെ കൂടെ ഒരു ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് സമര്‍പ്പിക്കണം. ഈ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് തന്നെ പ്രിന്‍റ് എടുക്കാം. ഇതിന് വേണ്ടി Accounts മെനുവില്‍ Bills >> View Prepared Contingent Bills എന്ന ലിങ്കില്‍ പ്രവേശിക്കുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ DDO Code, Month && Year, Nature of Claim എന്നിവ നല്‍കിയാല്‍ ക്ലയിം ബില്ല് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതിന് താഴെ കാണുന്ന Generate Bank Statement എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ഒരു എക്സല്‍ ഫയല്‍ തുറന്നു വരും. ഇത് പ്രിന്‍റ് എടുത്താല്‍ മതി.
